Koronsko delo od doma

Delo na daljavo in hibridni model, ko se to kombinira z občasno prisotnostjo v pisarnah, se je v mnogih podjetjih ohranilo tudi po ukinitvi koronskih ukrepov. A sedaj je že popolnoma jasno, da gre pri selitvi iz pisarn v domača okolja za zahtevno transformacijo, ki zahteva prilagoditve tako od zaposlenih kot od podjetij. V tehnološkem smislu, organizaciji, znanjih, organizacijski kulturi in tudi pristopu do dela.

Kako naprej?

Pred kratkim je v medijih zaokrožilo elektronsko sporočilo najbogatejšega zemljana, Elona Muska, v katerem nagovarja vodilne v podjetju Tesla, naj se nemudoma vrnejo iz domačih pisarn v podjetje in začnejo opravljati svoje delo na način, kot se od njih pričakuje. V pojasnilu po odmevni objavi je avtor sporočila navedel prednosti fizične prisotnosti vodij na delovnem mestu, ki jih le ti ne morejo nadomestiti z delom na daljavo.

Tudi sicer se podjetja, ki so v delu od doma videla predvsem priložnost za zmanjševanje stroškov, a se niso v zadostni meri prilagodila novo nastalim okoliščinam, srečujejo z zmanjšano produktivnostjo in nezadovoljstvom zaposlenih. Ti pogrešajo primerno tehnološko opremo in vpeljan sistem za učinkovito delo, pogosto se počutijo izključene in manj motivirane kot ko so v pisarni.

K navedenemu je treba dodati, da je bilo leto 2021 razglašeno za leto množičnih odhodov, ko so povsod po svetu beležili povečano število odpovedi zaposlenih. V ZDA naj bi tako v letu 2021 dalo odpoved več kot 4,5 milijonov zaposlenih, množične odpovedi so presenetljivo zabeležili tudi na Kitajskem. Nenazadnje pa je tudi naš majhen trg delovne sile turbulenten kot že dolgo ne.

Primeri kažejo, kako zahtevnim razmeram so v zadnjih dveh letih izpostavljena tako podjetja kot zaposleni. Tako se v številnih organizacijah ubadajo z vprašanjem, kako naprej?

Koronsko delo od doma nima veliko skupnega s sodobnim delom na daljavo

Danes je že kristalno jasno, da je delo na daljavo, kot ga poznamo danes, povsem nekaj drugega, kot na začetku epidemije, ko smo se popolnoma nepripravljeni soočali z novimi okoliščinami.

Obvladovanje komunikacijskih platform, spletnih orodij in tehnične opreme, kot so kamere in slušalke so danes postali samoumevni, saj jih je večina zlahka osvojila.

Več prostora za izboljšave pa je pri organizacijskih vprašanjih, vodenju in timskem delu, ki ga je pri delu na daljavo in kombinaciji dela na daljavo in v pisarni potrebno postaviti na novo. Od slednjih je odvisno, v kakšni meri je podjetje zrelo za moderne zaposlitvene modele.

Kako kombinirati delo v pisarni in na daljavo, da bo to v korist zaposlenim in podjetju?

V kolikor zaposleni opravljajo individualno delo in ne potrebujejo veliko vodenja ali nadzora, hkrati jim pa je podjetje sposobno zagotoviti ustrezno tehnološko podporo in kibernetsko varnost, je delo na daljavo lahko dobra rešitev. Seveda ob predpostavki, da imajo zaposleni doma ustrezne razmere in jim tak način dela osebnostno ustreza. Podjetja morajo v tem primeru poskrbeti:

• da veljajo za vse enaka in vnaprej določena pravila dela od doma, ki zaposlenim dajejo občutek varnosti in vključenosti,
  
• da imajo zaposleni tudi doma vso potrebno opremo in tehnično podporo za nemoteno delo,
• da se ne počutijo izločeni iz širšega tima ali manj vredni od sodelavcev, ki so več časa v pisarnah,
• da jih vodja usmerja in ocenjuje v enaki meri, kot če bi bili fizično prisotni na delovnem mestu,
• da podjetje poskrbi za pravno formalne zadeve (pogodba o zaposlitvi, varstvo pri delu...).

Na več izzivov pa naletimo, ko je delo timsko. Vodenje timov se je že med korono izkazalo kot trd oreh. Pri sodobnem hibridnem načinu dela, ko korona ni več najpogostejši razlog (in izgovor) za vsakovrstne težave, pa je sposobnost prilagajanja novim razmeram in vodenja hibridnih timov še toliko večji izziv.

A tudi tu so številna podjetja naredila pomemben korak naprej.

Prednosti usklajenih timov, ki odlično delujejo v novih razmerah, se kažejo že zdaj, zagotovo pa bodo še bolj prišle do izraza ob morebitnih novih krizah. Ne smemo si namreč zatiskati oči pred opozorili stroke, da korona virus ni izpuhtel in da v hladnejših mesecih in letih lahko ponovno pričakujemo povečano število okužb in več dela na daljavo.

Vodenje z vzorom in vpeljavo novih modelov, ne z nadzorom

Vodja je vzgled. Od njega se ne pričakuje, da vse ve, zagotovo pa se v primeru vodenja na daljavo od njega pričakuje, da se hitro uči. Če vodja ni sposoben jedrnate in učinkovite komunikacije na daljavo, v timu hitro pada pozornost in motivacija. Še huje pa je, če je slabo digitalno pismen in mu tovrstna komunikacija ne diši. Tudi vodja, ki je obdržal enake prijeme in metode vodenja, kot se jih je posluževal v pisarni, bi moral razmisliti o svojem poslanstvu.

Pri timskem delu na daljavo, ki je slabo vodeno, se zelo kmalu pokažejo številne slabosti, ki se slej ko prej začne izražati na poslovnih rezultatih in nezadovoljnih zaposlenih. Med te sodijo:

• Premalo navodil, preveč nadzora: Utrujajoči večurni sestanki na daljavo so povsem odveč, če vodja jasno določi način dela, poročanja in podajanja povratnih informacij.
  
• Prelaganje odgovornosti postane opravičljiv izgovor za nedoseganje ciljev: med člani tima, med oddelki, zelo pogosto pa tudi na podjetje, ki ni zagotovilo ustrezne opreme ali navodil.
• Nevarnost odtekanja pomembnih informacij in večja kibernetska ogroženost.
• Napetosti znotraj tima: Če vodja ne vodi ustrezno tima, lahko začnejo prevladovati posamezniki z najglasnejšimi stališči. Obstaja tudi možnost, da tim začne izločati člane tima, ki jih občutijo kot grožnjo ali najšibkejši člen. Na daljavo je to še lažje kot sicer.
• Čeprav gre za delo na daljavo, mora biti vodja dosegljiv in prisoten. V nasprotnem primeru se zaposleni počutijo vse manj vpleteni in motivirani za delo.
• Kaos in slaba energija v timu zaradi slabe komunikacije: Vodja mora jasno določiti komunikacijske poti in kanale, v katere so vključeni vsi člani tima zato, da komunikacija poteka hitro in učinkovito.

Zaradi vsega navedenega si je potrebno prizadevati, da se v timu vzpostavi odprta in ne izključujoča komunikacija, ki pozitivno vpliva na ekipni duh.

Od kolobocije do učinkovite komunikacije

V pisarni si poslovne informacije izmenjujemo tudi pri neformalnem druženju, denimo na kavi ali hodniku. Ker smo pri delu od doma za to prikrajšani, poteka veliko  komunikacije po številnih kanalih, od klasične elektronske pošte, messengerja, viberja, pa do sms sporočil in mnogo drugih kanalov.

Tako se lahko hitro zgodi, da se nehote pomembna poslovna komunikacije med člani tima preseli na katerega od teh kanalov. Dočim se nam je še nedaleč nazaj to zdelo fino, lahko taka nedoslednost pri uporabi različnih kanalov vodi do zgubljanja pomembnih informacij, po pomoti lahko koga spustimo ali se več preprosto ne spomnimo, kam nam je kdo poslal kako pomembno zadevo.

Zato je zelo pomembno, da je znotraj tima določen komunikacijski kanal, ki ga pri poslovni komunikaciji uporabljajo vsi člani tima. Tega je dolžan določiti vodja, ali še bolje podjetje kot tako, saj so tako vključeni tudi sodelavci iz drugih oddelkov in timov.

Daleč od oči, daleč od srca ali zakaj se je dobro družiti tudi v živo?

Pregovor, ki se sicer nanaša na zaljubljence, ki živijo daleč  stran eden od drugega, lahko velja tudi za time, ki delajo na daljavo.

Tim, ki je vsakodnevno v fizičnem stiku, sedi v isti pisarni ali se srečuje na hodnikih podjetja, ima povsem drugačno skupinsko dinamiko, kot timi, ki se vidijo poredko in komunicirajo preko komunikacijskih platform. Te so seveda dobrodošle. A ljudje smo družabna bitja, zato je vsaj občasno druženje v živo dobrodošlo. Tako za posel kot motivacijo zaposlenih.

Občutek pripadnosti in dobro počutje v timu sta najboljša popotnica, da delamo z veseljem in pri delu uživamo. Tako tudi poslovni rezultati ne smejo izostati.